Remboursements de dépenses? Que faire, comment et quand?

Dans le cadre de notre travail, dans toutes les tâches couvertes par notre convention, il est possible que notre superviseur exige de nous des dépenses. Quelles sont celles que nous pouvons nous faire rembourser? Les dépenses remboursables concernent principalement le matériel de travail, le transport et les frais de séjour.

Matériel de travail
Si pour corriger votre cours il faut avoir lu les textes d’un recueil, il est de mise que l’enseignant-e vous en fournisse une copie, sinon, c’est au département de vous rembourser le coût de l’achat du recueil. Les dépenses liées au matériel de travail doivent être directement liées à une exigence particulière pour effectuer les tâches ET ne pas faire parti des outils que l’employé-e possède normalement. Il est attendu qu’un-e auxiliaire d’enseignement aie des stylos pour corriger (donc non remboursable). Cependant, il ne sera pas attendu qu’un-e auxiliaire de recherche aie une enregistreuse audio pour faire des entrevues, ce devrait être le groupe de recherche qui couvre cette dépense si l’outil sera exclusivement utilisé dans ces fonctions. C’est aussi le cas de photocopies et de coûts d’impression, c’est à votre employeur de couvrir vos frais liés à votre travail.

Par contre, les dépenses payées par l’employeur doivent être autorisées avant d’être effectuées. Ainsi, discutez avec votre superviseur de vos besoins en matériel et convenez des montants maximums ou des modalités de paiement (surtout dans le cas de matériel qui reviendra ensuite à votre employeur).

Transport et frais de séjour
Ne vous attendez pas à ce que l’UQAM paie votre carte Opus pour vous rendre au travail ou vous offre un per diem pour les jours que vous passez au bureau. Désolé. Aller chercher des copies à corriger à l’UQAM ne compte donc pas comme du temps travaillé. Mais si pour votre travail (de recherche, d’enseignement ou autre, i.e. activités de recrutement), on vous demande d’effectuer des déplacements, alors vous avez le droit à être remboursé-e, et le temps de déplacement doit être comptabilisé comme du temps travaillé.

Tout déplacement doit être entendu avec l’employeur comme étant essentiel à la tâche et se calcule comme faisant partie de la tâche. Par exemple, si votre groupe de recherche exige que vous aillez prélever des échantillons d’eau dans les lacs des Laurentides ou d’effectuer des entrevues avec des prisonniers de Bordeaux, alors vos déplacements font partie de ce que l’on appelle des dépenses admissibles. Il faut alors que pour chaque déplacement vous indiquiez le but, la date, le point d’origine (l’UQAM) et le point de destination. Tout déplacement doit être effectué par le moyen de transport le plus économique possible et le chemin le plus direct possible (cela vaut pour l’autobus voyageur, le train, le taxi ou l’automobile, le transport en commun est encouragé et remboursable sauf si c’est dans votre ville de résidence ou Montréal).

L’utilisation de la voiture personnelle doit faire l’accord d’une entente et demande la présentation de pièces justificatives (reçu d’essence ou de stationnement au lieu de destination). Les tarifs pour le remboursement sont disponibles sur le site du Ministère du Transport du Québec http://www.quebec511.gouv.qc.ca/fr/distances/index1.asp. Dans le cas d’une utilisation régulière de la voiture personnelle dans l’exercice de vos fonctions, mêmes vos assurances annuelles peuvent être remboursées. Évidemment, se rendre à l’UQAM de chez vous ne fait pas partie des déplacements reconnus.

Pour ce qui est des frais de séjours, les repas et le logement sont remboursés si votre séjour est nécessaire à l’exercice des fonctions. Les repas sont remboursés si vous restez une journée entière à l’extérieur pour un total de 47$ (10$ pour le déjeuner, 15 pour le dîner et 22 pour le souper) à condition d’avoir des pièces justificatives.

Pour tout séjour à l’extérieur du Québec et du Canada, ces règles restent les mêmes, mais les montants peuvent variés, référez-vous à la directive des services financiers pour les frais de voyage et de déplacement www.servicesfinanciers.uqam.ca/uploads/files/SF-2.pdf.

S’entendre à l’avance, la clé du succès
L’essentiel est de comprendre que toutes ces dépenses doivent être autorisées. Toutes dépenses que vous encourez avant d’obtenir une autorisation peuvent être refusées. Assurez-vous d’avoir une preuve écrite des dépenses autorisées, un accord (un courriel suffit). Le SÉtuE travaille présentement à créer un formulaire type d’autorisation de dépenses avec les ressources humaines, plus d’informations à venir.

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